Dalam rangka mencapai tujuan pendidikan nasional secara umum dan mewujudkan visi dan misi UB maka administrasi pendidikan sebagai salah satu komponen dalam sistem pendidikan UB harus dilaksanakan secara efisien, efektif dan terintegrasi. Administrasi akademik sebagai bagian dari administrasi pendidikan secara khusus bertujuan salah satunya untuk mengatur pelaksanaan administrasi akademik mahasiswa yang secara bertahap pelaksanaannya akan diarahkan menuju sentralisasi. Berikut adalah pedoman administrasi akademik untuk mahasiswa.

STATUS AKADEMIK


Status akademik mahasiswa akan berubah sesuai dengan proses administrasi yang telah dilaksanakan, jenis status akademik mahasiswa meliputi:

  1. Tidak Terdaftar
    Merupakan status akademik mahasiswa sebelum melakukan registrasi administrasi.
  2. Terdaftar
    Merupakan status akademik mahasiswa setelah menyelesaikan registrasi administrasi.
  3. Aktif
    Merupakan status akademik mahasiswa setelah menyelesaikan registrasi administrasi dan akademik.
  4. Cuti Akademik dan/atau Terminal Kuliah
    Merupakan penundaan registrasi mahasiswa dalam jangka waktu satu semester dengan ijin Rektor serta tidak diperhitungkan sebagai masa studi, dan dapat dilakukan mulai semester I. Adapun prosedur pengajuan cuti akademik dan/atau terminal kuliah:
    1. Cuti akademik diajukan paling lambat 1 (satu) bulan setelah berakhirnya masa daftar ulang dan tidak dikenakan biaya pendidikan pada semester yang diajukan.
    2. Terminal kuliah diajukan pada saat melebihi 1 (satu) bulan setelah masa daftar ulang berakhir dan dikenakan biaya pendidikan pada semester yang diajukan. Pengajuan cuti akademik dan/atau terminal kuliah diajukan secara online oleh mahasiswa yang bersangkutan.
    3. Pengajuan cuti akademik dan/atau terminal kuliah maksimal 4 (empat) semester untuk program vokasi dan sarjana; maksimal 2 (dua) semester untuk program pascasarjana, profesi dan spesialis I. Pengajuan cuti akademik dan/atau terminal kuliah maksimal 4 (empat) semester bagi mahasiswa seleksi dual degree jenjang Magister pada Fakultas Kedokteran. Pengajuan cuti akademik dan/atau terminal kuliah mahasiswa dengan seleksi double degree tidak dianjurkan jika nantinya ada program konversi mata kuliah.
    4. Pengajuan cuti akademik dan/atau terminal kuliah dilakukan per semester.
    5. Cuti akademik dan/atau terminal kuliah dapat diambil oleh mahasiswa dengan status Aktif, Terdaftar, Cuti Akademik, dan Terminal Kuliah (pada semester sebelumnya) serta tidak habis masa studi.
    6. Cuti akademik dan/atau terminal kuliah semester sebelumnya (mundur) tidak diperkenankan.
    7. Status akademik mahasiswa cuti akademik dan/atau terminal kuliah pada sistem adalah Terminal Kuliah (menyesuaikan status akademik pada PDDikti).
  5. Evaluasi Studi
    Merupakan status akademik dimana seorang mahasiswa tidak memenuhi persyaratan akademik untuk melanjutkan studi pada semester selanjutnya.
  6. Gagal Studi/Drop Out
    Merupakan status mahasiswa yang tidak memenuhi persyaratan evaluasi keberhasilan studi, tidak terdaftar karena tidak melakukan registrasi lebih dari 2 (dua) semester kumulatif/berturut-turut, dan melanggar Tata Tertib Keluarga Besar Universitas Brawijaya serta ketentuan lain yang berlaku di Universitas Brawijaya. Mahasiswa gagal studi diusulkan oleh pimpinan Fakultas/Program kepada Rektor untuk selanjutnya diterbitkan Surat Keputusan Rektor terkait Gagal Studi.
  7. Mengundurkan Diri/Pindah ke Perguruan Tinggi Lain
    Merupakan status akademik dikarenakan mahasiswa mengajukan permohonan pengunduran diri/pindah ke perguruan tinggi. Permohonan pengunduran diri/pindah ke perguruan tinggi ditujukan kepada Rektor dan dilakukan secara online, adapun prosedur pengajuan mengundurkan diri sebagai berikut:
    1. Mahasiswa mengajukan permohonan pengunduran diri secara online dengan mengunggah surat permohonan dengan diketahui orang tua/wali.
    2. Validasi permohonan oleh fakultas/program dengan mengunggah surat persetujuan mengundurkan diri oleh pimpinan yang berwenang di fakultas/program jika persyaratan mengundurkan diri sudah terpenuhi (bebas tanggungan keuangan, perpustakaan, dsb).
    3. Validasi permohonan oleh universitas dengan mengunggah surat persetujuan mengundurkan diri oleh Rektor jika persyaratan mengundurkan diri sudah terpenuhi (bebas tanggungan keuangan, perpustakaan, dsb).
    4. Surat keterangan mengundurkan diri oleh Rektor asli dapat diambil langsung oleh yang bersangkutan di universitas dan wajib menyerahkan KTM asli.
    5. Pengunduran diri tidak bisa dibatalkan.
  8. Meninggal Dunia
    Pimpinan Fakultas/Program melaporkan kepada Rektor apabila ada mahasiswa meninggal dunia dengan melampirkan berkas pendukung.