Untuk melaksanakan sistem kredit yang baik, ada beberapa syarat yang harus dipenuhi antara lain:
a. Pedoman Pendidikan
Pedoman Pendidikan ini disediakan sebelum perkuliahan tahun akademik
tertentu dimulai dan berisi antara lain:
- Kalender Akademik, yang mengatur waktu awal dan akhir kuliah, ujian,
pendaftaran ulang dan kegiatan akademik lain pada semester ganjil dan genap.
- Penjelasan tentang Sistem Kredit Semester.
- Penjelasan tentang Tujuan Pendidikan Program Vokasi, Sarjana, Magister, Spesialis dan Doktor.
- Penjelasan tentang PeraturanAkademik yang terkait dengan perkuliahan,
ujian, evaluasi keberhasilan studi, mutasi mahasiswa dan lain-lain.
- Penjelasan tentang pengelolaan administrasi pendidikan.
- Penjelasan tentang bimbingan konseling dan Penasihat akademik.
- Penjelasan tentang tata krama kehidupan di kampus.
b. Penasihat Akademik (PA) (Lihat Bab XVI)
c. Nomor Induk Mahasiswa (NIM) seperti diatur dalam Aturan Pemberian Nomor Induk seperti tercantum pada Tabel 19:

Untuk melaksanakan administrasi sistem kredit, diperlukan beberapa tahap kegiatan pada setiap semester yaitu:
a. Persiapan Pendaftaran
Beberapa hal yang perlu disiapkan pada tahap persiapan pendaftaran antara lain:
- Daftar nama Penasihat Akademik (PA) beserta mahasiswa yang dibimbingnya.
- Petunjuk pengisian beserta kartu-kartunya, yaitu:

Kartu Rencana Studi (KRS).

Kartu Perubahan Rencana Studi (KPRS).

Kartu Pembatalan Mata Kuliah (KPM).

Kartu Hasil Studi (KHS).

b. Pengisian Kartu Rencana Studi
- Penentuan Rencana Studi Semester.
Penentuan rencana studi semester ini dilakukan dengan bimbingan dosen Penasihat Akademik (PA) yang telah ditunjuk. Untuk mahasiswa baru, rencana studi semester pertama diwajibkan mengambil beban studi yang telah ditetapkan. Penentuan rencana studi semester selanjutnya ditentukan berdasarkan prestasi yang dicapai oleh mahasiswa pada semester sebelumnya. Besarnya beban studi yang boleh diambil pada semester berikutnya ditentukan oleh indeks prestasi yang telah dicapai dengan persetujuan dosen PA. Rencana studi semester yang telah divalidasi melalui sistem siakad online kemudian diserahkan kepada Sub Bagian Akademik Fakultas.
- Perubahan Rencana Studi.
Yang dimaksud dengan perubahan rencana studi adalah mengganti sesuatu mata kuliah dengan mata kuliah lain dalam semester yang sama. Perubahan rencana studi dilaksanakan paling lambat pada akhir minggu pertama dan harus mendapat persetujuan dari Penasihat Akademik (PA).
- Pembatalan Mata kuliah.
Yang dimaksud dengan pembatalan mata kuliah adalah pembatalan rencana pengambilan mata kuliah yang oleh karenanya tidak diuji pada semester yang bersangkutan. Bagi mahasiswa yang akan membatalkan sesuatu mata kuliah diberi kesempatan selambat-lambatnya pada minggu kedua. Pembatalan ini harus disetujui oleh dosen PA, dan segera dilaporkan kepada Sub Bagian Akademik Fakultas.
- Hasil Studi.
Yang dimaksud dengan hasil studi adalah nilai yang diperoleh mahasiswa bagi semua mata kuliah yang diprogram dalam Kartu Rencana Studi (KRS) dan dicantumkan dalam Kartu Hasil Studi (KHS).
c. Kuliah, Seminar, Praktikum dan Sejenisnya
Mahasiswa diwajibkan mengikuti kuliah-kuliah, seminar-seminar, praktikum- praktikum dan kegiatan akademik sejenisnya sesuai dengan rencanastudinya secara tertib dan teratur menurut ketentuan-ketentuan yang berlaku.Jadwal jam kuliah dan praktikum diatur oleh Fakultas atau Program Pascasarjana, dapat dilaksanakan mulai pukul 06.00 hingga pukul 21.00 WIB.

d. Penyelenggaraan Ujian Mata kuliah
Tahap-tahap yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan ujian adalah
sebagai berikut:
- Merencanakan Jadwal Ujian.
Sesuai dengan kalender akademik, jadwal ujian tengah semester dan akhir semester harus direncanakan terlebih dahulu secara cermat dan diumumkan kepada mahasiswa dan dosen. Jadwal ujian diumumkan selambat-lambatnya seminggu sebelum ujian berlangsung, sehingga mahasiswa maupun dosen dapat mengatur persiapan yang diperlukan sedini mungkin. Jadwal ujian hendaknya disusun bersama-sama dengan penyusunan jadwal kuliah dan jadwal praktikum. Ujian Tengah Semester dan Ujian Akhir Semester diselenggarakan oleh panitia yang ditetapkan oleh Dekan.
- Pelaksanaan Ujian.
Yang boleh menempuh ujian adalah mahasiswa yang telah mengikuti sekurang- kurangnya 80% dari perkuliahan semester yang bersangkutan serta memenuhi ketentuan lainnya. Bagi mahasiswa yang mengikuti kuliah kurang dari 80% tidak berhak mengikuti UAS dan semua nilai yang telah didapat untuk mata kuliah tersebut dinyatakan gugur dan sks mata kuliah tersebut diperhitungkan IP semester. Hasil ujian berupa nilai akhir beserta komponen-komponennya (nilai ujian tengah semester, nilai praktikum,nilai kuis dll) diumumkan kepada mahasiswa.
e. Pengadministrasian Nilai
- Kartu Hasil Studi (KHS).
Hasil ujian oleh dosen harus segera diserahkan ke Sub BagianAkademik sesuai jadwal yang ditentukan oleh Fakultas, agar dapat dilakukan pengisian KHS dan KRS untuk semester berikutnya. KHS semester dibuat untuk dosen PA, mahasiswa, orang tua/wali mahasiswa, dan Sub Bagian Akademik Fakultas.
- Penyimpanan Hasil Ujian Mahasiswa.
Penyimpanan hasil ujian mahasiswa dilakukan oleh Sub BagianAkademik Fakultas dan Program Pascasarjana UB. Data hasil ujian mahasiswa yang perlu disimpan adalah:

Daftar hasil ujian mahasiswa setiap mata kuliah.

KHS yang mencakup nilai kumulatif hasil ujian mahasiswa yang

bersangkutan pada setiap semester dan indeks prestasinya ditandatangani oleh pejabat Fakultas yang berwenang (WDI/Kajur/Kaprodi/Kasubag Akademik).

Nilai kumulatif untuk semua matakuliah sejak semester awal sampai

dengan semester yang bersangkutan.
f. Penyelenggaraan Yudisium
- Yudisium merupakan penentuan kelulusan mahasiswa berdasarkan proses penilaian akhir dari seluruh mata kuliah yang telah ditempuh dan,ditetapkan dalam transkrip akademik dalam jangka waktu tertentu.Mahasiswa dapat mengikuti yudisium apabila telah memenuhi syaratsyarat pada masing-masing program pendidikan. Mahasiswa dapat mendaftar wisuda setelah melaksanakan yudisium dan dinyatakan lulus pada program pendidikan tertentu.
- Bahan-bahan untuk pelaksanaan yudisium :

Syarat yudisium yang ditentukan oleh masing-masing Fakultas

Transkrip akademik

Surat Ketetapan Yudisium yang ditandatangani oleh Dekan

- Jadwal pelaksanaan yudisium diatur oleh masing-masing fakultas sesuai dengan kalender akademik yang berlaku.